Als Jungunternehmer systematisch die Buchhaltung managen

Die Buchhaltung sollte regelmäßig erledigt werden, auch wenn der Steuerberater dazu in Anspruch genommen wird. Ein- und Ausgangsrechnungen sowie die Kontoauszüge sind die Grundlage jeder Buchführung. Wenn Belege fehlen oder nicht klar zugeordnet werden können, kann selbst eine Fachkraft nur mit großem Aufwand den geschäftlichen Ablauf nachvollziehen und eine korrekte Buchhaltung erstellen.

Wer hier also nachlässig handelt, lässt sich Möglichkeiten zum Vorsteuerabzug und zur Absetzbarkeit betrieblicher Ausgaben entgehen. Er übersieht oft nicht bezahlte Rechnungen, mahnt zu spät oder erleidet dadurch unnötige finanzielle Verluste, die mit einer systematischen Ablage und einer geordneten Buchhaltung zu vermeiden wären.

Innerhalb weniger Minuten sind entsprechende Ordner angelegt und können mühelos verwaltet werden. Belege können somit künftig schnell in die richtige Rubrik abgeheftet und später wieder gefunden werden. Das Buchen der Belege wird mit richtiger Belegsortierung deutlich einfacher.

Wenn bei Ihnen sich bereits ein Papierstapel auftürmt und von Woche zu Woche größer wird, sollten Sie spätestens jetzt handeln und Ihre Buchhaltung auf das Laufende bringen und sich ein System aneignen, das eine korrekte Buchhaltung heutzutage verlangt. Schieben Sie diese Bearbeitung nicht lange vor sich her, da sonst dies für Sie immer unangenehmer erscheint. Für den Anfang genügen wenige Ordner und ein wenig Büromaterial. Mit Register und Trennstreifen können Sie Ihre Papiere im Ordner untergliedern. Legen Sie sich einen Ordner für „offene Rechnungen“ an, d. h. für Ein- und Ausgangsrechnungen, deren Inhalt Sie regelmäßig durchsehen. Lieferscheine sollten ebenfalls abgeheftet werden, denn Sie sollten nach Erhalt einer Lieferung die Ware auf Vollständigkeit und Unversehrtheit prüfen und dann mit der erhaltenen Rechnung vergleichen können. Um doppelte Zahlungen zu vermeiden, sollten Sie die erledigten Lieferscheine entweder hinter die entsprechende Eingangsrechnung oder ganz separat in einen Ordner heften.

Auch die Kassenführung muss korrekt abgewickelt werden. Kontrollieren Sie die Vollständigkeit der Belege, sodass das Kassenguthaben stimmig ist.
Für Verträge und Schriftverkehr sollten Sie ebenfalls mit getrennten Ordnern arbeiten und alles korrekt abheften. Denken Sie dabei auch an die Aufbewahrungspflichten. Die Belege, Buchungsunterlagen, Jahresabschlüsse usw. müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für empfangene und versendete Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsdauer von sechs Jahren.

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