Software für das eigene Unternehmen

Wer sich selbstständig macht, oder noch nicht lange selbstständig ist, stellt sich oft vor die Frage, welche Software brauche ich im Unternehmen. Diese hängt natürlich stark von der Branche ab, in der sie tätig sind und wie groß ihr Unternehmen ist.

Geht man von einem normalen Geschäftsbetrieb aus, ist das Wichtigste, dass das Schreiben von Rechnungen problemlos von statten geht. D. h. eine Software sollte auf jeden Fall eine Kundenverwaltung und wenn möglich eine Artikelverwaltung anbieten. Dies ist wichtig, damit Sie erstens nicht alle Daten immer neu eintragen müssen und zweitens, um Auswertungen über Ihre Verkäufe tätigen zu können. Nur so können Sie erfahren, welches Ihre wichtigsten / profitabelsten Kunden und welches Ihre Artikel sind, mit denen Sie am meisten Geld verdienen.

Achten Sie bei der Auswahl der Software, dass sowohl Angebote und Rechnungen (evtl. auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine) ausgedruckt werden können. Außerdem sollten Sie die Möglichkeit haben zu vermerken, ob Rechnungen bereits bezahlt wurden, damit Sie Ihre offenen Posten immer im Blick haben. Alternativ bieten verschiedene Softwareanbieter auch eine Kopplung an eine Buchhaltungssoftware an. Diese kann auch sehr hilfreich sein, wenn Sie Ihre Daten an einen Steuerberater weitergeben möchten.

Der Export der Angebots- und Rechnungsdokumente zum E-Mailprogramm, oder z. B. als PDF-Datei sollte zum Standard gehören. Einige Onlineanbieter bieten sogar an, dass die Rechnung vom Anbieter gedruckt und verschickt wird. Natürlich mit Ihren Briefpapier und Absender. So sparen Sie sich den Gang zur Post und der geringe finanzielle Mehraufwand wird meist schon durch die ersparte Zeit schnell wieder eingefahren.

Wenn Sie die Bedürfnisse kennen, die Ihre Software bedienen soll, haben Sie den wichtigsten Schritt schon getan. Nun ist es wichtig den richtigen Anbieter zu finden. Grundsätzlich sollten Sie sich noch überlegen, ob Ihre Software lokal auf einem oder mehrere PCs installiert werden soll, oder ob eine Onlinelösung evtl. das Richtige für Sie ist.

Die Vorteile der Onlinelösung dürften zum einem in der ständigen Erreichbarkeit von jedem internetfähigen Endgerät sein. Wer will, kann so auf der Messe mit dem Handy eine Rechnung erstellen und z. B. als PDF direkt an den Kunden verschicken. Zum anderen haben Sie eine ziemlich hohe Datensicherheit. D. h. der Anbieter der Software wird dafür Sorge tragen, dass Ihre Daten gesichert werden und im Falle eines Datenverlusts wieder hergestellt werden können.

Natürlich sollte man auch die Kosten der lokal installierten Software und der online Variante gegenüber stellen. Für die Onlinelösungen wird meist ein monatlicher Betrag erhoben. Bei der lokalen Variante wird meist ein Kaufpreis mit evtl. Supportkosten berechnet. Hier sollte man beim Vergleichen den Preis auf einen längeren Zeitraum gegenüberstellen. Beachten Sie auch evtl. Updates, die Sie wegen z. B. gesetzlicher Änderungen benötigten.

Eine weitere gute Möglichkeit sich an die richtige Software ranzutasten, sind Testversionenen. D. h. Anbieter der Rechnungs-, oder Bürosoftware bieten Ihre Software für einen bestimmten Zeitraum kostenlos zum testen an. In dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit abzuklären, ob die Software wie gewünscht arbeitet und Ihre Bedürftnisse abdeckt.

Wir möchten hier noch einige bekannte Anbieter auflisten:

Lexware Büro Easy (ehemals Quickbooks)
Wiso Mein Büro
Fastbill (Testversion unter: Link)
Faktura Manager

Achten Sie gegebenenfalls auch auf die Möglichkeit des Supports. Gibt es Hilfeforen zu der Software, werden evtl. Einführungskurse angeboten oder kennen Sie vielleicht jemanden der die gleiche Software nutzt und bei Fragen helfen könnte.

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