Mit den fünf W-Fragen Probleme ergründen und lösen

Ob als Qualitätsmanager oder im privaten Bereich Probleme auftauchten und zu lösen sind:
Mit den bekannt fünf W-Fragen lassen sich Gegebenheiten, die man ohne tieferes Nachforschen gar nicht gefunden hätte, zielorieniert lösen.

Die fünf Fragen beginnen mit:

– Was ist nicht in Ordnung bzw. in der gewünschten Form abgelaufen
– wer war der Verursacher und
– wer ist davon betroffen bzw. was sind die Auswirkungen kurz-, mittel- oder gar langfristig,
– was sind die „Folgekosten“ in materieller und psychischer Form und schließlich
– was und welche Einbußen verliert man durch das Negative

Wenn Sie zunächst feststellen wollen, wo das eigentliche Problem auftritt und wie es wahrgenommen wird, müssen Sie die Situationen nochmals genau in Erinnerung rufen und analysieren. Oft liegt der Fehler an einer unbefriedigenden Problemlösung darin, dass man zu kurz fragt und viel zu früh vom eigentlichen Inhalt abbricht. Die Frageliste nach was, wo, wann, wie, warum und wer kann so vielschichtig angewendet werden, dass zunächst viele Sachverhalte notiert werden können und eine sinnvolle Fragenkombination entstehen kann.

Wenn es sich z. B. um betriebliche Umsatzzahlen handelt, kann nach den Ursachen beim Mensch, der eingesetzten Maschinen, der Umgebung, des Materials, der Methode sowie deren Messung genauer untersucht werden. Das Problem sollte grundsätzlich griffig formuliert werden, damit nicht durch einen Tunnelblick Wichtiges vergessen wird.

Es gibt verschiedene Methoden, geplante Vorhaben rechtzeitig zu analysieren und aufzuarbeiten. Dazu hilfreich ist das so genannte Mindmap-Verfahren – eine Allzweckmethode, das wie eine Landkarte funktioniert. Hier wird ein Ideen- bzw. Problemraum dargestellt.
Zuerst ist hier zu überlegen, welche Themen behandelt werden sollten. In der Mitte eines großen Blattes z. B. eines Flipchartbogens in Querformat schreiben Sie das Hauptthema. Danach können Sie von rechts oben beginnend Ihre Hauptäste für jedes Thema anordnen. Jeder Ast kann sich in beliebig viele Unteräste verzweigen, aber die Hauptäste sind dicker und müssen aus den Verzweigungen herausstechen, um den Überblick zu behalten. Achten Sie auf eine ordentliche Beschriftung wegen der besseren Lesbarkeit.

Diese Mindmap-Methoden eignen sich sowohl für Stoffsammlungen für Schule und Studium als auch für Sachrichtungen und nicht zuletzt für eine Problemlösung im beruflichen und privaten Alltag. Ganz praktisch zeigt sich dies in dem Beispiel eines Problemlösungs-Mindmapping. Hier können zunächst Ideen gesammelt und geordnet werden. Für jeden Problemast werden Lösungsideen gesucht und notiert. Üben Sie sich in den Regeln zum Erstellen einer Mindmap und greifen Sie dabei auf die genannten W-Fragen zurück. Sie werden erstaunt sein, wie schnell eine „Themenerschließung“ zu einer Problemlösung führen kann.

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